Privacy verklaring

Privacyverklaring (juridische) dienstverlening Kienhuis Legal

In deze verklaring lichten wij toe hoe wij omgaan met privacy zodra u gebruik maakt van onze (juridische) dienstverlening in de ruimste zin van het woord. Wij laten u weten waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, wat wij met uw persoonsgegevens doen, op basis van welke grondslag dit gebeurt, hoe wij deze beveiligen en wat uw rechten in dat kader (op grond van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG)) zijn. Onder ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie begrepen die (direct dan wel indirect) herleidbaar is tot een natuurlijke persoon. Denk daarbij bijvoorbeeld aan uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of bankrekeningnummer.

Kienhuis Legal N.V. (hierna ook “wij” en/of “ons”) is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG)voor de verwerking van persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring ziet.

Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. In het kort komt deze privacyverklaring er op neer dat wij uw persoonsgegevens:

• alleen gebruiken voor de doelen waarvoor wij de persoonsgegevens verzamelen;

• alleen verwerken als wij daarvoor een rechtsgrond hebben;

• niet met anderen zullen delen, tenzij in deze privacyverklaring anders wordt aangegeven;

• zorgvuldig beveiligen.

Wanneer u vragen hebt die niet in deze privacyverklaring worden beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud daarvan of wanneer u vragen of klachten hebt over of bezwaar wilt maken tegen de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen. U kunt hiervoor een e-mail sturen aan of gebruik maken van de contactgegevens onderaan deze pagina.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle (juridische) diensten die Kienhuis Legal N.V. aanbiedt. Voor informatie over persoonsgegevensverwerkingen die in het kader van uw bezoek aan onze websites of uw aanmelding en bezoek van onze events en masterclasses en andere Academy evenementen plaatsvinden, verwijzen wij u naar de specifieke privacyverklaring voor onze websites.

Dit document bevat de volgende informatie:

1. Verwerkingsdoeleinden

2. Rechtsgronden

3. Ontvangers

4. Bewaartermijnen

5. Nieuwsbrief

6. Beveiliging

7. Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens

8. Klachten

9. Veranderingen

10. Identiteit

1. Verwerkingsdoeleinden
Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van onze (juridische) dienstverlening niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij wij voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor deze andere doeleinden van tevoren uw toestemming hebben verkregen. Wij verwerken uw persoonsgegevens met het doel:

1. onze (juridische) dienstverlening aan u te kunnen (blijven) verrichten, waaronder in ieder geval begrepen: advisering, ondersteuning, bijstand in procedures, het verzorgen van cursussen, het aannemen van nieuwe zaken, etc.;

2. u te kunnen informeren over onze (juridische) diensten en de daarmee samenhangende wijzigingen en updates;

3. om onze kennis met u te delen door middel van events en masterclasses (en u daarvoor uit te kunnen nodigen);

4. om u nieuwsbrieven en berichten van commerciële aard toe te kunnen sturen (marketingdoeleinden);

5. contact met u op te kunnen nemen en te onderhouden naar aanleiding van ingediende terugbelverzoeken, ingestuurde berichten of andere communicatie;

6. het beheren van crediteuren en debiteuren en zo nodig ondernemen van acties in dat kader (zoals het inschakelen van een incassobureau).

2. Rechtsgronden
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit met betrekking tot onze (juridische) dienstverlening. Zonder deze persoonsgegevens zijn wij niet in staat om onze (juridische) diensten te kunnen verlenen en aan de verplichtingen van de met u gesloten overeenkomst te kunnen voldoen. Indien u de noodzakelijke persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, kunnen wij geen overeenkomst met u aangaan of onze diensten aan u verlenen..

Wettelijke verplichting

Daarnaast verwerken wij in sommige gevallen persoonsgegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Zo rust op ons op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) de verplichting om bepaalde informatie vast te leggen. Een ander voorbeeld is de verplichting van de notaris om op grond van de Wet op het Notarisambt bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een notariële akte. Zonder de betreffende persoonsgegevens zijn wij niet in staat te voldoen aan deze wettelijke verplichtingen. Indien wij om u persoonsgegevens verzoeken is het daarom van belang dat u de persoonsgegevens waar de wettelijke verplichting op ziet aan ons verstrekt.

Gerechtvaardigd belang

Sommige persoonsgegevens verwerken wij op basis van onze gerechtvaardigde belangen. In ieder geval betreft dit de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van organisaties waarmee wij contracteren. Ons belang is in dat geval het zo goed mogelijk kunnen verlenen van onze diensten en het kunnen verrichten van onze normale bedrijfsactiviteiten. U kunt daarbij denken aan het opslaan van de namen van contactpersonen bij cliënten (zijnde rechtspersonen) in een bepaald dossier. Ook hebben wij een belang dat er in bestaat u commerciële communicatie – met het oog op onze marketingdoeleinden – te sturen voor met de afgenomen diensten vergelijkbare diensten, zoals uitnodigingen voor events en masterclasses.

Toestemming

Tot slot vragen wij voor enkele verwerkingen van uw persoonsgegevens uw specifieke toestemming om de betreffende gegevens te mogen verwerken. Bijvoorbeeld voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden die niet direct betrekking hebben op soortgelijke diensten die wij verlenen. Te denken valt aan het verzenden van nieuwsbrieven. Indien u geen toestemming heeft verleend, worden uw persoonsgegevens niet verwerkt voor de betreffende doeleinden. U heeft te allen tijde het recht uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóórafgaand aan de intrekking daarvan.

3. Ontvangers
Alleen degenen binnen onze organisatie waarvan het strikt noodzakelijk is dat zij uw persoonsgegevens ontvangen, krijgen ook toegang tot uw persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld de personen aan wie u berichten adresseert, onze advocaten, notarissen en juridisch medewerkers die betrokken zijn bij de (juridische) dienstverlening aan u, het ondersteunend personeel dat noodzakelijkerwijs met uw gegevens moet werken (bijvoorbeeld het betrokken secretariaat) en onder bepaalde omstandigheden de medewerkers van onze stafafdelingen Financiën, ICT en Marketing. Onze advocaten, notarissen en (overige) medewerkers, alsmede de derden waaraan persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren. Deze verplichting leggen wij ook op aan verwerkers – middels een verwerkersovereenkomst – die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze (juridische) dienstverlening en de daarmee samenhangende andere diensten, of indien dit op uw verzoek geschiedt dan wel wettelijk verplicht is. In dat kader verstrekken wij uw persoonsgegevens aan onze hostingdienstverlener en serverbeheerder Felloo B.V. r, op wiens servers wij gegevens en data opslaan. Daarnaast verstrekken wij uw persoonsgegevens, indien dit voor de dienstverlening aan u noodzakelijk is of op basis van wettelijke verplichtingen vereist is aan het UWV, de Sociale Verzekeringsbank, registerhouders, adviescolleges, belastingdienst, de Raad voor Rechtsbijstand, rechtbanken, gerechtshoven, de wederpartij en samenwerkingspartners. In uitzonderingsgevallen kunnen leveranciers van softwaretoepassingen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, enkel slechts voor zover dit strikt noodzakelijk is voor het onderhoud en functioneren van onze software. Voor zover vereist hebben wij met deze derden conform de toepasselijke privacywet- en regelgeving verwerkersovereenkomsten gesloten. Daarnaast stellen wij persoonsgegevens aan derden ter beschikking indien een wettelijk voorschrift, een rechterlijk bevel of een bevel van bevoegde autoriteit ons daartoe verplicht. Ook op uw verzoek, bijvoorbeeld in het kader van het uitoefenen van uw recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, kunnen wij uw persoonsgegevens met derden delen.

4. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk is voor het verlenen van onze diensten aan u, tenzij er een wettelijk langere bewaartermijn geldt of uw persoonsgegevens op basis van een geldende wettelijke grondslag en ten behoeve van een nieuw doel langer verwerkt mogen worden. Zo bewaren wij de gegevens die ons in het kader van uw dossier ter kennis komen slechts voor zover dat strikt noodzakelijk is, mede gelet op bewijsvraagstukken en bijvoorbeeld de wettelijke fiscale bewaarplichten.

Stukken die in het kader van een door u aan ons verstrekte opdracht aan ons overgelegd worden, bewaren wij als hoofdregel 5 jaar. Persoonsgegevens die voor de fiscus van belang zijn, bewaren wij op grond van de fiscale bewaarplicht voor een periode van 7 jaar. Indien er een gegronde reden bestaat om aansprakelijkheidskwesties te verwachten, worden uw persoonsgegevens maximaal 20 jaar bewaard. Ook bewaren wij bijvoorbeeld gewezen vonnissen en eventuele samenhangende persoonsgegevens maximaal 20 jaar, voor zover dit vereist is voor de executie van deze vonnissen.

Voor bepaalde typen diensten kan een wettelijke andere bewaartermijn voorgeschreven zijn.

Zodra u geen gebruik maakt van onze diensten en er geen verplichting of andere rechtsgrond meer is om uw persoonsgegevens langer te bewaren, worden uw persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderd.

5. Nieuwsbrief
Zoals hiervoor aangegeven kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrieven. In dit kader verwerken wij enkele persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de nieuwsbrief aan u te kunnen versturen. Bij iedere nieuwsbrief bieden wij u de mogelijkheid om u af te melden. U kunt zich bovendien op elk moment afmelden door u te wenden tot Kienhuis Legal N.V. via of door gebruik te maken van onze contactgegevens onder aan deze privacyverklaring.

6. Beveiliging
Wij zorgen ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Er wordt onder andere gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen om uw persoonsgegevens over het internet te verzenden. De persoonsgegevens worden daarnaast bijvoorbeeld beveiligd opgeslagen en verwerkt in een gecertificeerd datacentrum en afgeschermd van zoekmachines. Toegang binnen onze organisatie is verder beperkt tot geautoriseerd personeel.

7. Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens
Als uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, heeft u op grond van AVG verschillende rechten. Hieronder beschrijven wij deze rechten in het kort.

U heeft het recht om bij ons een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van u door ons worden verwerkt. Wanneer u meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens, te rectificeren, te verwijderen dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde.

Wij wijzen u daarnaast uitdrukkelijk op uw recht om bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang (vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen) of – indien van toepassing – tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden.

Wij zullen dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of u gemotiveerd toelichten waarom uw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. Om uw identiteit te bevestigen, kunnen wij u vragen om aanvullende gegevens te verstrekken.

U kunt uw verzoek of bezwaar sturen aan of gebruik maken van de contactgegevens onderaan deze pagina.

8. Klachten
U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of, in voorkomend geval, de (andere) toezichthoudende autoriteit van het land waar u gevestigd bent) met betrekking tot de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Dit kan bijvoorbeeld indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de toepasselijke wetgeving.

9. Veranderingen
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden. De laatste versie van deze privacyverklaring wordt op onze websites geplaatst. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen, bijvoorbeeld via onze websites. Op specifiek verzoek sturen wij u ook per email een kopie van de geldende versie van deze privacyverklaring toe.

10. Identiteit
Kienhuis Legal N.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevensverwerking die plaatsvindt in het kader van onze (juridische) dienstverlening en het gebruik van onze websites.

Kienhuis Legal N.V. heeft in dat kader te gelden als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG:

Kienhuis Legal N.V.
Pantheon 25
7521 PR Enschede
Postbus 109
7500 AC Enschede
(053) 480 42 00
KvK 08124589

Vragen over deze privacyverklaring van Kienhuis Legal N.V. kunnen per e-mail via of per post (t.a.v. de voorzitter van het bestuur) gesteld worden via privacy@kienhuislegal.nl

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 12 april 2024.