Update digitale algemene vergadering

Korte inhoud wetsvoorstel

Het wetsvoorstel geldt voorverenigingen, VvE’s, BV’s, NV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Deze rechtspersonen kunnen vanaf dat moment een digitale (algemene) vergadering houden: een bijeenkomst waaraan uitsluitend digitaal kan worden deelgenomen. Deze mogelijkheid komt naast de bestaande regelingen een algemene vergadering fysiek ("op locatie") of, als de statuten het toestaan, hybride (digitale deelname mogelijk maar ook fysiek) te houden. Een zuiver digitale vergadering is op dit moment niet toegestaan.

Er komt een onderscheid tussen de vereniging en VvE enerzijds en andere rechtspersonen anderzijds. Bij de vereniging en VvE wordt geen statutenwijziging vereist, maar moet de algemene vergadering machtiging verlenen voor de digitale vergadering. Ook kunnen de statuten de digitale vergadering uitsluiten. Voor BV’s, NV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijenis eerst een statutenwijziging vereist om de digitale vergadering mogelijk te maken.

Voor een uitgebreidere toelichting verwijs ik naar het blog van Anna Tenhagen:  Digitaal vergaderen; van illusie naar werkelijkheid?. 

Recente vragen

De volgende vragen zijn recent aan de orde gekomen:

Waarom is de mogelijkheid van een zuiver digitale vergadering nodig?
Een hybride vergadering is thans al mogelijk en het voordeel van een hybride vergadering is dat de deelnemers dan een keuze hebben. Het nadeel van een hybride vergadering zijn de kosten van deze vorm van vergaderen. De rechtspersoon moet namelijk zowel fysiek als digitaal de algemene vergadering mogelijk maken. Daarom is  een volledig digitale algemene vergadering mogelijk, terwijl nog steeds de hybride algemene vergadering gekozen kan worden.

Welke meerderheid is nodig om de digitale vergadering in te voeren?

Er is een meerderheidsbesluit nodig. Er geldt niet op grond van de wet een verhoogde meerderheid of zelfs unanimiteit. Statuten kunnen dit echter wel voorschrijven.

Wat geldt bij calamiteiten?
Tijdens de Covidperiode was de digitale vergadering toegestaan. Het wetsvoorstel bevat echter geen voorziening om in bepaalde noodsituaties volledig digitaal te kunnen vergaderen zonder voorafgaande statutenwijziging. Wel wordt onderzocht of in algemene zin een noodregeling voor een digitale algemene vergadering nodig is.

Stichtingen

Hierboven ontbreekt de stichting. Dat is juist omdat de stichting naast het bestuur geen ander orgaan zoals leden of aandeelhouders heeft. Het is de vraag of de stichting de digitale (bestuurs)vergadering daarom al nu in de statuten kan opnemen. Daar lijken geen formele bezwaren tegen te bestaan. Wie wat voorzichtiger is, wacht echter op de invoering van het wetsvoorstel.

Nodig of wenselijk om op te nemen

Zoals hiervoor aangegeven is het voor bepaalde rechtspersonen nodig de statuten aan te passen om van de mogelijkheid gebruik te kunnen maken. De vraag is echter of het altijd wenselijk is deze mogelijkheid te hebben. Het soort rechtspersoon zal van belang zijn. Voor een landelijke (of internationale) vereniging zal het een uitkomst kunnen zijn. Voor bijvoorbeeld een buurtvereniging zullen juist de bijeenkomsten van groot (sociaal) belang zijn.

Anticiperen.

Is het mogelijk al nu in de statuten de digitale vergadering op te nemen? Ja, maar tot inwerkingtreden van het wetsvoorstel blijft dit zonder effect.  Wie vol enthousiasme met de digitale vergadering aan de gang wil gaan, kan in de statuten hierop alvast anticiperen en op de eerst mogelijke dag een digitale vergadering houden.

Vervolg
Het is de verwachting dat het wetsvoorstel binnen afzienbare tijd in werking treedt. Daar zullen wij dan uiteraard aandacht aan besteden. Stay tuned!

Geschreven door Matthijs van Rozen.