UBO-register treedt in werking op 27 september 2020

Wat is een UBO?

De afkoring UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, oftewel de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. De UBO is de natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit. Iemand kan als UBO kwalificeren indien deze de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft via een direct of indirect belang van meer dan 25% van de aandelen, de stemrechten of het eigendomsbelang of feitelijke zeggenschap heeft.

Indien er geen natuurlijk persoon als UBO-kwalificeert, zal het hoger leidinggevend personeel (het statutair bestuur) als UBO geregistreerd moeten worden (pseudo-UBO), waarbij uit de in het register vermelde ‘aard’ van het belang afgeleid kan worden dat dit hoger leidinggevend personeel betreft.

Waarom een UBO-register?

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. Met dit register wil de Europese Unie het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismebestrijding voorkomen. Het UBO-register maakt transparanter wie het uiteindelijke belang heeft bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Door de openbaarheid van het register kunnen personen en organisaties beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken doen.

Voor wie geldt de registratieplicht?

De UBO-registratieplicht gaat gelden voor de volgende organisaties:

• Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
• Stichtingen, verenigingen[1], onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
• Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
• Kerkgenootschappen;
• Rederijen;
• Europese naamloze vennootschappen (SEs);
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs); en
• Europees economische samenwerkingsverbanden (die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben).

De UBO-registratieplicht geldt niet voor:

• Beursgenoteerde vennootschappen (aan een officiële beurs) en hun directe of indirecte 100% dochtervennootschappen;
• Eenmanszaken;
• Publiekrechtelijke rechtspersonen;
• Verenigingen van eigenaars; en
• Enkele historische rechtspersonen.

UBO’s van buitenlandse rechtspersonen worden niet in het register opgenomen. Hetzelfde geldt voor buitenlandse rechtspersonen met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland. Zij zullen zich moeten houden aan de regelgeving in het land waar zij zijn opgericht.

Welke gegevens zijn (niet) openbaar?

Een deel van de gegevens van de UBO wordt openbaar. Het gaat dan om:

• Voor- en achternaam;
• Geboortemaand en -jaar;
• Nationaliteit;
• Woonstaat;
• Aard en omvang van het economische belang van de UBO in de volgende bandbreedtes waar het gaat om percentages van aandelen, stemrecht of eigendom, (i) meer dan 25% tot 50%, (ii) meer dan 50% tot 75% of (iii) meer dan 75%.

De volgende gegevens zijn niet openbaar:

• BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• Geboortedag, -land en -plaats;
• Woonadres;
• Afschrift van geldig identiteitsdocument;
• Afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.[2]

De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register zal conform de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) gebeuren.

Wie mag het UBO-register inzien?

Het uitgangspunt is dat een deel van de gegevens voor iedereen toegankelijk is. In zeer uitzonderlijke gevallen kan een UBO verzoeken de openbare gegevens af te laten schermen. De naam, geboortemaand- en jaar, woonstaat en nationaliteit van de UBO zullen dan worden afgeschermd, niet de aard en omvang van het door de UBO gehouden belang. De afscherming geld niet voor bevoegde autoriteiten, de Financiële Inlichtingen Eenheid, banken en andere financiële ondernemingen en notarissen. Een verzoek tot afscherming word overigens slechts in uitzonderlijke situaties toegekend.

De afnemers van UBO-informatie van de Kamer van Koophandel zullen worden geregistreerd. Van hen zal een kostendekkende vergoeding gevraagd worden voor het verkrijgen van informatie uit het UBO-register.

Niet naleven verplichtingen

Rechtspersonen en andere juridische entiteiten die worden ingeschreven na de datum van inwerkingtreding moeten hun UBO(‘s) direct registreren.

Het niet, niet juist, niet volledig dan wel niet tijdig registreren wordt gesanctioneerd in de Wet op de economische delicten. Overtreding van deze verplichting zal een economisch delict opleveren. Als de aanschrijving niet tot registratie leidt, stuurt de Kamer van Koophandel één aanmaning.[3]

Terugmeldplicht

Wwft-instellingen (waaronder advocaten en notarissen) zijn momenteel verplicht een cliëntenonderzoek te doen. Sinds de inwerktreding van het UBO-register, zijn deze instellingen verplicht het UBO-register in te zien en een uittreksel uit het UBO-register op te vragen en in het dossier te houden. Het hebben van dit uittreksel ontslaat een Wwft-instelling niet van de verplichting om zelf ook onderzoek te doen naar de UBO. Indien de instelling bij haar onderzoek tot de conclusie komt dat er een verschil bestaat tussen de UBO-gegevens uit het UBO-register en de gegevens in haar dossier, moet zij hiervan zelfstandig een melding doen aan de Kamer van Koophandel.[4]

Heeft u vragen over uw UBO-opgave? Neem dan contact op met uw (kandidaat-)notaris bij Kienhuis Legal.

[1] Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming.
[2] Deze dienen ter verificatie en moeten voorkomen dat een onjuiste UBO wordt opgegeven.
[3] De Kamer van Koophandel levert aan het Bureau Economische Handhaving (BEH) alle benodigde informatie aan van de entiteiten waarvan de UBO’s na anderhalf jaar niet geregistreerd staan in het handelsregister. BEH kan vervolgens nog één aanmaning sturen. Indien hier niet op wordt gereageerd, kan BEH onderzoek doen en zo nodig overgaan tot handhavend optreden. De BEH kan processen-verbaal opmaken die voor de strafrechtelijke handhaving naar het Openbaar Ministerie worden doorgeleid voor de afdoening ervan. Daarnaast kan de BEH in het kader van bestuursrechtelijke handhaving een boete en/of last onder dwangsom opleggen.
[4] De geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen is buiten toepassing verklaard voor de terugmeldplicht.